大学车辆购置 & 处理过程
大学车辆购置 & 处理过程
以下概述为newbb电子平台各院系从事车辆采购提供了最佳实践考虑因素, 使用, 以及符合大学政策的处置支持活动 47.001 (安全、采购、运行、维护 & 大学车辆的处置). 本指南涉及大学拥有的机动车辆, 重型设备, 公共汽车, 船, 高尔夫球车, 低速车辆和拖车.
车辆购置流程
收购任何新产品, 使用, 捐赠, 租用机动车辆须经授权部门的副总裁批准, 院长(与教务长合作), 或CFAO及VPFA辅助服务总监, 运输 & 停车服务. 部门不得承诺购买车辆前 车辆购置表格 是否已经完成并且所有已建立的批准都已到位.
newbb电子平台各系必须利用交通工具 & 停车服务(TPS)，作为在购买新车或二手车之前审查车辆规格的资源. TPS将确保标准车辆的安全功能符合大学的操作要求，并提供适当的维护注意事项或车辆安装指导.
在参与RFP流程或购买新产品时，应遵守以下采购准则, 使用, 或租赁车辆资产:
- 采购部门必须包括车辆规格表, 销售单据, 作为RFP流程的一部分，生成PO请求时，在BobcatBUY中提供车辆采购表格. 如果车辆采购没有通过RFP流程与采购部门协调，采购部门应通知TPS已创建车辆采购订单并附带文件.
- 卖方必须将购买和交付所需的所有表格/文件提交至 TPS 审查. 表格必须在交付/检查前至少3个工作日提交, 首选是让供应商提供表单作为RFP过程的一部分.
- 有某些车辆购买条款和文件考虑，newbb电子平台不能在法律上同意, 文件的高级审查为必要的修订和反馈提供给供应商留出了时间.
- 供应商将在完成文书工作之前将车辆交付给TPS(工厂街100号)进行检查. 交货日期/时间必须在周一至周五的上午8点至下午3点之间，并提前与TPS协调. 采购部门必须安排一名联系人在车辆和交货时在场 & 检查.
- TPS将在检验后通知采购部门车辆放行日期, 文书工作完成, 以及任何必要的加工活动. 二手车在交付本署使用前，必须每年进行一次车辆安全检查. TPS将协调所有的所有权、注册和许可活动.
- 车辆的名称必须是newbb电子平台的-个人姓名或院系不能包括在名称上.
- 在运输服务署通知车辆验收/检查后, 采购部负责将签署的销售账单提交给应付帐款以供供应商付款(newbb电子平台采用净付款方式，除非供应商合同/协议中另有规定).
车辆安全、操作 & 维护
- 大学政策 47.001 提供车辆安全和操作方面的额外指导. 鼓励各部门审查这一政策，并与管理或使用大学车辆资产的任何员工分享.
- 预防性保养是保养一辆装备良好的汽车的重要组成部分, 安全检查应每年完成一次, 各部门应酌情与TPS运营的newbb电子平台车辆维修中心协调日常和非计划维修需求. 经TPS事先批准，地区校区可以使用当地的维护和检查服务.
- 所有的燃料需求也应该通过运输和服务办公室进行协调.
车辆配置
- 根据以下标准之一确定大学车辆的处置.
- 指定的大学部门已经根据操作需要决定不再需要该车辆, 金融, 或者其他考虑.
- 该车未能通过年度安全检查，届时被认定有缺陷的部件将无法修复，并构成安全风险.
- 指定的大学部门将从车上卸下所有个人物品，并将其转交给TPS办公室. 所有的钥匙、绿色燃气钥匙卡和航海家卡也要在这个时候上交.
- TPS将完成EI-8设备状态变更表，并将其提交给搬家公司 & 盈余以及库存办公室.
- TPS将向移动提交以下信息 & 剩余:
- 车辆的标题
- EI-8设备状态变更表的纸质副本
- 所有的车钥匙
- 指出任何已知车辆缺陷的书面摘要, 当前里程, 文, 一年, 使, 模型, Color, 车辆联系, 以及相应的销售收入账号.
- TPS将清除车辆上的任何贴花或识别标记, 车牌和部门要求保留的任何其他专用设备.e. OUPD专用设备等.)
- TPS会把车送到搬家公司 & 所有准备工作完成后剩余.
- 移动 & 盈余完成对合格采购的销售收入的会计更正/开票/存入指定部门.